Sådan importerer du kontakter fra Excel til Outlook

Har du en liste med navne og mailadresser i et regneark, kan du få dem ind i Outlook som rigtige kontakter. Det tager ti minutter.

Der er to ting, der typisk driller — og begge rammer især danske brugere. Vi tager dem undervejs, så du slipper for at gætte, når noget går galt.

Først: Outlook kan ikke læse Excel-filer

Det er værd at få på plads med det samme. Outlook importerer ikke fra .xlsx eller .xls.

Du skal først gemme regnearket som en CSV-fil — et simpelt tekstformat, hvor hver kolonne er adskilt af et tegn.

Det er i det tegn, problemet ligger.

Trin 1: Gør regnearket klar

Filen skal have kolonneoverskrifter i række 1 og én person per række. Ikke tomme rækker imellem, ikke overskrifter eller logoer over tabellen.

Bruger du danske overskrifter, virker det også — du skal bare koble felterne manuelt undervejs, hvilket vi kommer til.

Del navnene op. Har du én kolonne med “Jens Hansen”, får du én kontakt, der hedder Jens Hansen i fornavnsfeltet. Del kolonnen i to med Tekst til kolonner under fanen Data, inden du går videre.

Formatér telefonnumre som tekst. Ellers fjerner Excel foranstillede nuller og mellemrum. Marker kolonnen, højreklik, vælg Formatér celler, og vælg Tekst.

Trin 2: Gem som CSV — og pas på separatoren

Her er den danske faldgrube.

Vælger du Gem som og formatet CSV (kommasepareret), bruger Excel ikke nødvendigvis komma. Excel bruger det, der står som listeseparator i Windows’ regionsindstillinger — og på dansk opsætning er det et semikolon.

Resultatet er en fil, der hedder “kommasepareret”, men som indeholder semikoloner. Outlook forventer kommaer, og så går importen galt.

Sådan tvinger du komma

Den mest pålidelige metode er at ændre det i Excel selv:

1. Gå til Filer, Indstillinger og Avanceret.
2. Under redigeringsindstillinger, fjern fluebenet ved Brug systemseparatorer.
3. Sæt decimalseparator til punktum og tusindtalsseparator til komma.
4. Klik OK, og gem derefter filen som CSV.
5. Sæt indstillingen tilbage bagefter, hvis du bruger Excel til regnestykker i øvrigt.

Grunden til det virker: Excel vælger listeseparator ud fra decimalseparatoren. Bruger du komma som decimaltegn — hvilket vi gør på dansk — kan komma ikke også adskille felter, og Excel vælger semikolon.

Det er også forklaringen på, hvorfor det ofte ikke hjælper bare at ændre listeseparatoren i Windows. Flere danske brugere har rapporteret netop det til Microsoft.

Tjek filen, inden du går videre

Tredive sekunder, der sparer en fejlslagen import:

1. Højreklik på CSV-filen.
2. Vælg Åbn med og derefter Notesblok.
3. Kig på den øverste linje.

Står felterne adskilt af kommaer, er du klar. Står der semikoloner, skal du tilbage til trinnene ovenfor.

Samtidig kan du se, om æ, ø og å ser rigtige ud.

Om tegnsættet

Excel tilbyder to CSV-formater: det almindelige og CSV UTF-8.

Mange guider siger, du altid skal vælge UTF-8. Det er ikke helt så enkelt — hvilket der virker, afhænger af din Outlook-version, fordi UTF-8-filen fra Excel indeholder en usynlig markering i starten, som ikke alle udgaver af Outlooks importguide håndterer godt.

Den praktiske fremgangsmåde: vælg ét af dem, importér, og kig på en kontakt med æ, ø eller å i navnet. Ser det forkert ud, sletter du de importerede kontakter, gemmer filen i det andet format, og prøver igen.

Trin 3: Tag en sikkerhedskopi først

Gør det, inden du importerer. Det tager to minutter og gør fejl trivielle at rette.

1. I Outlook: klik Filer, Åbn og eksportér, Importér/eksportér.
2. Vælg Eksportér til en fil, klik Næste.
3. Vælg Kommaseparerede værdier, klik Næste.
4. Vælg Kontakter, klik Næste.
5. Vælg hvor filen skal gemmes, og klik Udfør.

Går importen galt, kan du slette det hele og lægge den gamle liste tilbage.

Trin 4: Importér i klassisk Outlook

Det er den udgave, der ser ud som et almindeligt mailprogram med mapper i venstre side.

1. Klik Filer og derefter Åbn og eksportér.
2. Klik Importér/eksportér.
3. Vælg Importér fra et andet program eller en fil. Klik Næste.
4. Vælg Kommaseparerede værdier — ikke Microsoft Excel, som ikke virker i nyere udgaver. Klik Næste.
5. Klik Gennemse, og find din CSV-fil.
6. Vælg hvad der skal ske med dubletter. Importér ikke dubletter er det sikreste, hvis du er i tvivl. Klik Næste.
7. Vælg mappen Kontakter under din konto. Klik Næste.
8. Klik Tilknyt brugerdefinerede felter for at kontrollere koblingen — se næste afsnit.
9. Klik Udfør.

Om feltkoblingen

Vinduet viser dine kolonner til venstre og Outlooks felter til højre.

Brugte du de engelske navne, er det meste allerede koblet. Brugte du danske, trækker du hver kolonne fra venstre over på det tilsvarende felt til højre.

Nederst i vinduet kan du bladre gennem posterne og se, hvordan den enkelte kontakt kommer til at se ud. Brug det — det er hurtigere at opdage en fejl her end efter importen.

Hvis du bruger den nye Outlook

Den nye Outlook — den, der ligner en webside og er standard i Windows 11 — har ikke den klassiske importguide.

Løsningen går via Outlook.com:

1. Åbn outlook.com i en browser, og log ind.
2. Klik på Personer i venstre side.
3. Klik Administrer kontakter og derefter Importér kontakter.
4. Vælg din CSV-fil, og klik Importér.

Kontakterne synkroniseres til appen på computeren inden for få minutter.

Bruger du en arbejdskonto med Exchange eller Microsoft 365, kan du i stedet importere i den klassiske Outlook, hvorefter kontakterne synkroniserer til skyen af sig selv.

Hvis noget gik galt

Slet de importerede kontakter, ret filen, og importér igen. Der er ingen grund til at rette manuelt i Outlook.

Har du taget sikkerhedskopien i trin 3, kan du desuden altid komme tilbage til udgangspunktet.

Sådan sletter du en fejlbehæftet import: sortér kontaktlisten efter Oprettet, marker alle de nye på én gang med Skift-tasten, og tryk Delete.

Det er i øvrigt en god grund til at importere til en ny mappe frem for til den eksisterende kontaktliste, hvis du er usikker. Så kan hele mappen slettes i ét hug.

Ofte stillede spørgsmål

Kan Outlook importere direkte fra en Excel-fil?

Nej. Hverken den klassiske eller den nye Outlook kan læse .xlsx eller .xls. Du skal først gemme regnearket som CSV fra Excel.

Hvorfor havner alle mine kontakter i ét felt?

Næsten altid fordi filen er gemt med semikolon i stedet for komma. Det er standardadfærd på dansk Windows, fordi vi bruger komma som decimaltegn. Åbn filen i Notesblok for at se, hvad der reelt står, og ret det i Excels indstillinger under Avanceret.

Hvorfor vises æ, ø og å forkert?

Tegnsættet passer ikke mellem filen og Outlook. Excel tilbyder to CSV-formater, og hvilket der virker afhænger af din Outlook-version. Slet de importerede kontakter, gem filen i det andet format, og prøv igen.

Hvad sker der med mine eksisterende kontakter?

Det bestemmer du i guiden. Du kan vælge at erstatte dubletter, tillade dubletter eller springe dem over. Er du i tvivl, så vælg at springe dubletter over — og tag en eksport som sikkerhedskopi først.

Kan jeg importere til en bestemt mappe?

Ja, du vælger mappen undervejs i guiden. Det kan være en fordel at oprette en ny kontaktmappe til importen, hvis du er usikker på resultatet — så kan hele mappen slettes, hvis det går galt.

Kan jeg importere billeder af kontakterne?

Nej. CSV er et rent tekstformat og kan ikke indeholde billeder. De skal tilføjes manuelt bagefter.

Virker det på Mac?

Fremgangsmåden er en anden. I Outlook til Mac finder du importfunktionen under Filer og Importér, hvor du vælger at importere kontakter fra en tekstfil. Forberedelsen af CSV-filen er den samme, men feltnavnene kan afvige.

Kan jeg gå den anden vej — fra Outlook til Excel?

Ja, med samme guide. Vælg Eksportér til en fil i stedet, vælg Kommaseparerede værdier og mappen Kontakter. Den resulterende CSV-fil kan åbnes i Excel.