Har du en liste med kontaktpersoner i et Excel-regneark og vil have dem importeret til Outlook? Denne guide viser dig præcis, hvordan du gør det trin for trin – både i den klassiske Outlook og i den nye Outlook (Microsoft 365). Du får også en oversigt over de vigtigste kolonnenavne, tips til at undgå fejl og løsninger på de mest almindelige problemer.
| Vigtig: Excel-filen skal gemmes som CSV før import |
| Outlook kan IKKE importere direkte fra en .xlsx- eller .xls-fil. Du skal først gemme din Excel-fil som en CSV-fil (kommasepareret tekst). Det er det første og vigtigste skridt i processen – spring det ikke over. Denne guide forklarer præcist, hvordan. |
Table of Contents
Trin 1: Forbered din Excel-fil korrekt
En vellykket import afhænger af, at Excel-filen er struktureret rigtigt. Den skal have kolonneoverskrifter i række 1 og én kontaktperson per række. Outlook genkender bedst bestemte engelske kolonnenavne – men vi viser dig, hvordan du mapper dine egne navne til Outlooks felter, hvis du bruger danske overskrifter.
Anbefalede kolonnenavne i Excel
Brug gerne disse engelske kolonnenavne direkte – så genkendes de automatisk af Outlook ved import, og du slipper for manuelt at mappe kolonnerne:
| Anbefalet kolonnenavn (engelsk) | Svarende til dansk felt | Eksempel på indhold |
| First Name | Fornavn | Jens |
| Last Name | Efternavn | Hansen |
| Display Name | Visningsnavn | Jens Hansen |
| E-mail Address | E-mailadresse | [email protected] |
| E-mail 2 Address | E-mailadresse 2 | [email protected] |
| Home Phone | Privattelefon | 22 33 44 55 |
| Mobile Phone | Mobiltelefon | 51 23 45 67 |
| Business Phone | Arbejdstelefon | 44 55 66 77 |
| Company | Virksomhed | Firma A/S |
| Job Title | Stilling | Projektleder |
| Business Street | Arbejdsadresse | Kontorvej 1 |
| Business City | By (arbejde) | København |
| Business Postal Code | Postnummer (arbejde) | 1234 |
| Home Street | Hjemmeadresse | Villavejen 5 |
| Home City | By (hjem) | Aarhus |
| Home Postal Code | Postnummer (hjem) | 8000 |
| Notes | Noter | VIP-kunde siden 2020 |
| Tip: Du behøver ikke alle kolonner |
| Du behøver kun at inkludere de kolonner, du har data til. Det eneste felt der reelt er nødvendigt for at oprette en kontakt er enten navn (First Name / Last Name) eller e-mailadresse. Tomme kolonner kan blot udelades. |
Eksempel på korrekt opbygget Excel-fil
| First Name | Last Name | E-mail Address | Mobile Phone | Company |
| Jens | Hansen | [email protected] | 51 23 45 67 | Firma A/S |
| Maria | Nielsen | [email protected] | 29 87 65 43 | Anden A/S |
| Peter | Andersen | [email protected] | 40 11 22 33 | Tredje ApS |
Trin 2: Gem Excel-filen som CSV
Outlook kan ikke importere .xlsx- eller .xls-filer direkte. Du skal eksportere filen som en CSV-fil (Comma Separated Values) fra Excel:
| 1 | Åbn din Excel-fil med kontakterne. |
| 2 | Klik på ‘Filer’ øverst til venstre. |
| 3 | Vælg ‘Gem som’ (Save As) og vælg et sted at gemme filen. |
| 4 | I feltet ‘Filtype’ (Save as type) klikker du på rullemenuen og vælger ‘CSV UTF-8 (kommasepareret) (*.csv)’. Vigtigt: Vælg netop denne mulighed for at bevare æ, ø og å korrekt. |
| 5 | Klik ‘Gem’. Excel viser muligvis en advarsel om, at CSV-formatet ikke understøtter alle Excel-funktioner – klik ‘Behold dette format’. |
| 6 | Luk filen. Hvis Excel spørger om du vil gemme igen, klik ‘Nej’ (du har allerede gemt CSV-versionen). |
| Brug CSV UTF-8 for at undgå problemer med æ, ø og å |
| Vælg altid ‘CSV UTF-8 (kommasepareret)’ frem for det ældre ‘CSV (kommasepareret)’. UTF-8-versionen sikrer, at danske tegn som æ, ø og å bevares korrekt i navne og adresser. Vælger du den ældre CSV-type, kan disse tegn blive til ukendte tegn som ‘??’ eller ‘�’ i Outlook. |
Trin 3a: Importer i klassisk Outlook (Outlook 2016, 2019, 2021 og Microsoft 365)
Denne fremgangsmåde gælder for den klassiske desktop-version af Outlook, som er installeret som en del af Microsoft Office eller Microsoft 365. Det er den version, der ligner en traditionel mail-klient med en navigationsrüde til venstre.
| 1 | Åbn Outlook og klik på ‘Filer’ øverst til venstre i menubåndet. |
| 2 | Klik på ‘Åbn og eksporter’ (Open & Export) i menuen til venstre. |
| 3 | Klik på ‘Importer/Eksporter’ (Import/Export). Guiden ‘Import og eksport’ åbner sig. |
| 4 | Vælg ‘Importer fra et andet program eller en fil’ (Import from another program or file) og klik ‘Næste’. |
| 5 | Vælg ‘Kommaseparerede værdier’ (Comma Separated Values) og klik ‘Næste’. Bemærk: Vælg IKKE ‘Microsoft Excel’ – det virker ikke i moderne Outlook. |
| 6 | Klik på ‘Gennemse…’ (Browse) og find den CSV-fil du gemte i trin 2. Vælg den og klik ‘Åbn’. |
| 7 | Vælg hvad der skal ske med dubletter: • ‘Erstat dubletter med importerede elementer’ – overskriver eksisterende kontakter med samme navn • ‘Tillad oprettelse af dubletter’ – opretter en kopi ved siden af eksisterende • ‘Importer ikke dubletter’ – springer over kontakter, der allerede findes Klik ‘Næste’. |
| 8 | I mappelisten skal du klikke på ‘Kontakter’ (Contacts) under din e-mailkonto og klik ‘Næste’. |
| 9 | Du ser nu en oversigt. Klik på ‘Tilknyt brugerdefinerede felter…’ (Map Custom Fields) for at tjekke feltmapping – se næste afsnit. |
| 10 | Klik ‘Udfør’ (Finish) for at starte importen. Kontakterne importeres nu til Outlook. |
Feltmapping – sådan forbinder du dine kolonner med Outlook-felter
Når du klikker ‘Tilknyt brugerdefinerede felter’ (Map Custom Fields), åbner et vindue med to kolonner: dine CSV-kolonner til venstre og Outlooks felter til højre. Har du brugt de engelske kolonnenavne fra trin 1, vil mange felter allerede være koblet korrekt. Bruger du danske kolonnenavne, skal du trække dem manuelt:
| 1 | I venstre kolonne (CSV-felter) kan du se dine kolonnenavne og eksempeldata fra første række. |
| 2 | I højre kolonne (Outlook-felter) ser du Outlooks felt-kategorier som ‘Navn’, ‘E-mail’, ‘Telefon’ osv. |
| 3 | For at tilknytte et felt: Klik og træk et felt fra venstre kolonne over til det tilsvarende felt i højre kolonne. Slip det på det rigtige Outlook-felt. |
| 4 | Eksempel: Har du kolonnen ‘Navn’ i dit Excel-ark, trækker du ‘Navn’ fra venstre og slipper den på ‘Fulde navn’ (Full Name) i højre kolonne. |
| 5 | Eksempel: Har du kolonnen ‘Email’, trækker du den over på ‘E-mail’ under kategorien ‘E-mail-adresser’. |
| 6 | Klik ‘OK’ når du er tilfreds med tilknytningerne. |
| Dansk kolonnenavn i CSV | Outlook-felt at mappe til |
| Fornavn | Fornavn (First Name) |
| Efternavn | Efternavn (Last Name) |
| Navn / Fulde navn | Fulde navn (Full Name) eller Display Name |
| Email / E-mail | E-mail (under E-mail-adresser) |
| Mobil / Telefon | Mobiltelefon (Mobile Phone) |
| Arbejdstelefon | Arbejdstelefon (Business Phone) |
| Firma | Virksomhed (Company) |
| Stilling / Titel | Stillingsbetegnelse (Job Title) |
| Adresse | Arbejdsadresse: Gade (Business Street) |
| Postnummer | Arbejdsadresse: Postnummer (Business Postal Code) |
| By | Arbejdsadresse: By (Business City) |
| Bemærkninger | Noter (Notes) |
Trin 3b: Importer i den nye Outlook (Windows 11 / Microsoft 365)
Den nye Outlook, der er standard i Windows 11 og tilgængelig som opdatering i Microsoft 365, har en anderledes importproces. I stedet for en indbygget importguide bruges Outlook.com som mellemstation.
| Den nye Outlook understøtter ikke lokal CSV-import direkte |
| Den nye Outlook-app (den der ser ud som en web-app i Windows 11) mangler i øjeblikket den klassiske Import/Eksport-guide. Den bedste løsning er at importere via Outlook.com og derefter synkronisere, ELLER at bruge den klassiske Outlook-app til importen og derefter lade kontakterne synkronisere til din Microsoft-konto. |
Metode 1: Import via Outlook.com (til Microsoft/Hotmail/Live-konti)
| 1 | Åbn en browser og gå til outlook.com. Log ind med din Microsoft-konto. |
| 2 | Klik på ‘Personer’ (kontakter-ikonet) i venstre navigationspanel – det er et ikon med to personer. |
| 3 | Klik på ‘Administrer kontakter’ (Manage contacts) øverst til højre, og vælg ‘Importer kontakter’ (Import contacts). |
| 4 | Klik ‘Gennemse’ og vælg din CSV-fil. Klik derefter ‘Importer’. |
| 5 | Outlook.com viser en bekræftelse med antal importerede kontakter. |
| 6 | De importerede kontakter synkroniseres automatisk til din nye Outlook-app på computeren inden for få minutter. |
Metode 2: Brug klassisk Outlook til import og sync
Har du ikke adgang til Outlook.com, eller bruger du en Exchange- eller Microsoft 365-virksomhedskonto, kan du installere den klassiske Outlook-app (tilgængelig via Office-pakken) og bruge fremgangsmåden i Trin 3a. Når kontakterne er importeret i klassisk Outlook, synkroniseres de automatisk til skyen og er tilgængelige i den nye Outlook.
Fejlfinding – løsninger på almindelige problemer
| Problem | Årsag | Løsning |
| Kontakter importeres ikke – tom liste | Forkert filformat valgt (Excel i stedet for CSV) | Gå tilbage til trin 3 og vælg ‘Kommaseparerede værdier’ (ikke ‘Microsoft Excel’) |
| Æ, ø, å vises som ‘??’ | CSV-filen er gemt med forkert tegnsæt | Gem filen igen fra Excel som ‘CSV UTF-8’ (ikke det ældre CSV-format) |
| Alle kontakter havner i ét felt | Navne er ikke opdelt i ‘First Name’ og ‘Last Name’ | Split navnekolonnen i Excel med Tekst til kolonner (Data → Tekst til kolonner) |
| Felterne mapper ikke korrekt | Dine kolonnenavne genkendes ikke af Outlook | Brug Map Custom Fields og træk felterne manuelt til de rigtige Outlook-felter |
| Dubletter opstår efter import | Kontakterne fandtes allerede i Outlook | Slet de importerede kontakter og imørt igen med valget ‘Importer ikke dubletter’ |
| Import-knappen er grå (inaktiv) | Filen er åben i Excel eller låst af et andet program | Luk Excel-filen før du importerer den i Outlook |
| Importguiden vises ikke | Du bruger den nye Outlook-app | Brug importmetoden via outlook.com eller skift til klassisk Outlook |
| Telefonnumre formateres forkert | Excel formaterer numre som tal uden mellemrum | Formatér telefonkolonnen som ‘Tekst’ i Excel før du gemmer som CSV |
Bonus: Eksporter kontakter fra Outlook til Excel/CSV
Vil du exportere dine Outlook-kontakter til Excel – f.eks. for at tage backup eller redigere dem? Sådan gør du det i klassisk Outlook:
| 1 | Klik på ‘Filer’ → ‘Åbn og eksporter’ → ‘Importer/Eksporter’. |
| 2 | Vælg ‘Eksporter til en fil’ (Export to a file) og klik ‘Næste’. |
| 3 | Vælg ‘Kommaseparerede værdier’ og klik ‘Næste’. |
| 4 | Vælg ‘Kontakter’ i mappelisten og klik ‘Næste’. |
| 5 | Klik ‘Gennemse’ og vælg hvor filen skal gemmes, og giv den et navn. Klik ‘OK’. |
| 6 | Klik ‘Udfør’. CSV-filen gemmes og kan åbnes i Excel. |
| Tip: Eksport som backup før import |
| Det er altid en god idé at eksportere dine nuværende Outlook-kontakter til en CSV-fil som backup, FØR du importerer nye kontakter. På den måde kan du nemt gendanne den originale kontaktliste, hvis noget går galt under importen. |
Ofte stillede spørgsmål
Kan Outlook importere direkte fra en Excel-fil (.xlsx)?
Nej – hverken moderne Outlook (2016, 2019, 2021, Microsoft 365) eller den nye Outlook understøtter direkte import fra .xlsx- eller .xls-filer. Du skal altid først gemme filen som CSV fra Excel. Vælg ‘CSV UTF-8 (kommasepareret)’ for at bevare danske tegn korrekt.
Hvad sker der med eksisterende kontakter ved import?
Det afhænger af det valg, du gør i trin 7 af importguiden. ‘Erstat dubletter’ overskriver eksisterende kontakter med samme navn. ‘Tillad dubletter’ opretter en kopi ved siden af de eksisterende. ‘Importer ikke dubletter’ springer over kontakter, der allerede er i Outlook. Vil du være sikker, så tag en backup via Eksport før du importerer.
Kan jeg importere til en specifik kontaktmappe?
Ja – i trin 8 i importguiden vælger du, hvilken Outlook-mappe kontakterne skal importeres til. Du kan vælge den standard ‘Kontakter’-mappe, eller en undermåppe du har oprettet. Det er praktisk, hvis du vil holde importerede kontakter adskilt fra dine eksisterende, så de er lette at slette eller flytte efterfølgende.
Hvorfor vises æ, ø og å forkert efter import?
Det skyldes at CSV-filen er gemt med et ældre tegnsæt (typisk Windows-1252) i stedet for UTF-8. Løsning: Åbn din Excel-fil på ny, og gem den som ‘CSV UTF-8 (kommasepareret)’ (ikke bare ‘CSV (kommasepareret)’). Importer derefter den nye CSV-fil i stedet.
Kan jeg importere billeder af kontaktpersoner via CSV?
Nej – CSV-formatet understøtter ikke billeder. Kontaktbilleder skal tilføjes manuelt i Outlook efter import ved at åbne den pågældende kontakt og klikke på billedpladsen.
Virker guiden i Outlook på Mac?
Importprocessen i Outlook til Mac er lidt anderledes. Åbn Outlook → Filer → Importer. Vælg ‘Kontakter fra en textfil’ og følg guiden. CSV-filen skal forberedes på samme måde som i denne guide. Vær opmærksom på, at feltnavne på Mac-versionen kan være lidt anderledes end i Windows-versionen.
Konklusion
Import af kontakter fra Excel til Outlook er en enkel proces, når du kender de to vigtige skridt: gem først Excel-filen som CSV UTF-8, og vælg derefter ‘Kommaseparerede værdier’ (ikke ‘Microsoft Excel’) i Outlooks importguide. Bruger du de engelske kolonnenavne som First Name, Last Name og E-mail Address, mappes felterne automatisk, og du slipper for manuelt arbejde.
Tag altid en backup-eksport af dine eksisterende Outlook-kontakter, før du starter en import – så er det nemt at gå tilbage, hvis noget går galt.