At vælge et gratis program i stedet for Word er nemt. Det, folk er usikre på, er noget andet: hvad sker der med dokumenterne?
Kan modtageren åbne dem? Ser de rigtige ud? Går der noget tabt?
Her er det korte svar: det meste går fint, og det, der ikke gør, er til at forudse.
Hvad overlever skiftet?
Det meste. Men det er værd at vide, hvad der ikke gør.
| Almindelig tekst og formatering | OverleverSkrifttyper, afsnit, punktopstillinger, tabeller |
|---|---|
| Billeder og enkle layout | Overlever normaltPlaceringen kan rykke sig en anelse |
| Indholdsfortegnelse og fodnoter | Overlever, men tjek detNumre og henvisninger kan forskubbe sig |
| Spor ændringer og kommentarer | Fungerer, men ikke identiskKan se anderledes ud hos modtageren |
| Makroer | Overlever ikkeWord-makroer kører ikke i de andre programmer |
| Skrifttyper du ikke har | ErstattesDen hyppigste årsag til at et dokument ser forkert ud |
Skrifttyper er den hyppigste årsag til problemer
Vigtigere end programvalget, og noget de fleste ikke tænker på.
Et dokument indeholder ikke skrifttypen — kun navnet på den. Har modtageren ikke den skrifttype, sætter deres program noget andet ind, og så skrider layoutet.
Det gælder også den anden vej: åbner du et Word-dokument, som bruger en skrifttype, du ikke har, ser det anderledes ud hos dig end hos afsenderen. Det er ikke programmets skyld.
Sådan undgår du det:
Brug almindelige skrifttyper, hvis dokumentet skal videre. De klassiske Microsoft-skrifttyper findes ikke nødvendigvis på alle maskiner, men de mest udbredte er et sikkert valg.
Send som PDF, hvis udseendet betyder noget, og modtageren ikke skal redigere. Så ligger skrifttyperne i filen, og dokumentet ser ens ud overalt. Alle programmerne kan gemme som PDF.
Åbn i browserversionen af Word og se efter, inden du sender noget vigtigt. Det tager et øjeblik og fanger det meste.
Gem i det rigtige format
Den nemmeste fejl at begå, og den nemmeste at undgå.
Alle de gratis programmer foreslår deres eget format som standard — typisk ODT. Det er et udmærket format, men modtagere med Word kan blive i tvivl om, hvad de har fået.
Vælg DOCX aktivt, når filen skal deles. Programmet spørger, om du er sikker, og du skal bare bekræfte.
Du kan ændre standardindstillingen i programmets indstillinger, så det altid foreslår DOCX. Deler du ofte filer, er det de to minutter værd.
Gemmer du kun til dig selv, er der ingen grund til at bruge DOCX. Programmets eget format håndterer faktisk visse ting bedre.
Hvor aktive er programmerne?
Vigtigere end funktionslisten — et program uden vedligeholdelse får heller ingen sikkerhedsrettelser.
LibreOffice Writer
Udvikles intensivt med flere udgivelser om året. Det er her, hovedparten af arbejdet i den åbne verden foregår.
Status: aktivt · Anbefaling: start her
ONLYOFFICE
Også aktivt, og bygget med Microsoft-formaterne som førsteprioritet. Værd at overveje, hvis du udveksler mange filer.
Status: aktivt · Anbefaling: godt alternativ
Apache OpenOffice
Får stadig vedligeholdelsesudgivelser, men den seneste egentlige funktionsudgivelse er fra 2014, og projektet har haft svært ved at holde på udviklere.
Status: begrænset · Anbefaling: vælg LibreOffice i stedet
AbiWord
Udviklingen af Windows-udgaven er stoppet af mangel på folk til at vedligeholde den. De nyeste udgivelser gælder andre styresystemer.
Status: Windows-udgaven er opgivet · Anbefaling: undlad
Om programmerne
LibreOffice Writer er udgangspunktet for de fleste. Det udvikles intensivt, det kan alt det, en almindelig bruger har brug for, og det stiller ingen betingelser — ingen konto, ingen reklamer, ingen begrænsninger på erhvervsmæssig brug.
ONLYOFFICE er værd at overveje, hvis du udveksler mange filer med Word-brugere. Det er bygget med Microsofts formater som førsteprioritet, og komplekse dokumenter overlever turen bedre her end i de fleste alternativer. Brugerfladen ligner også Word mere.
Apache OpenOffice dukker stadig op i anbefalinger, og det fortjener en ærlig vurdering. Det får stadig vedligeholdelsesudgivelser, men den seneste egentlige funktionsudgivelse er fra 2014, og projektet har haft vedvarende svært ved at holde på udviklere — også når det gælder at få sikkerhedsrettelser ud i tide.
Det er ikke et argument for panik, men det er et argument for at vælge LibreOffice i stedet. Det er den samme idé, videreført af det hold, der har flest folk.
AbiWord kan vi ikke anbefale på Windows. Udviklingen af Windows-udgaven er stoppet af mangel på vedligeholdere, og de nyeste udgivelser gælder andre styresystemer. Anbefalinger af det til gamle Windows-maskiner er skrevet, før det skete.
Om WPS Office: programmet ligner Word meget tæt, og det er dets styrke. Men vær opmærksom på, at der har været en sårbarhed, som blev udnyttet aktivt i et målrettet angreb, og hvor producentens første rettelse var ufuldstændig. Bruger du det, så hold det opdateret.
Hvis du deler dokumenter med andre
Det praktiske, der afgør, om skiftet føles let eller besværligt.
Skal nogen bare læse det? Send PDF. Så er der ingen spørgsmål om formater, skrifttyper eller programmer.
Skal nogen redigere det? Gem som DOCX, og hold layoutet enkelt. Undgå avanceret placering af billeder og tekstbokse, hvis dokumentet skal frem og tilbage.
Skal I arbejde i det samtidig? Så er de installerede programmer ikke det rigtige valg. Brug Google Docs eller Word i browseren — de er bygget til det.
Arbejder du et sted med faste skabeloner? Kontrollér, om de virker, inden du skifter. Skabeloner med indbygget automatik er det, der oftest driller.
Hvis noget skal blive i Word
Der er situationer, hvor et gratis alternativ ikke rækker, og det er værd at være ærlig om.
Makroer. Word-makroer kører ikke i de andre programmer. Har du arvet et regneark eller et dokument med indbygget automatik, følger det ikke med.
Meget avanceret layout. Er dokumentet designet i Word med præcis placering af alt, kommer det til at flytte sig.
Faste arbejdsgange med andre. Sidder du i en organisation, hvor alle bruger Word, og dokumenter går på omgang, skaber et skift friktion for alle andre end dig.
Løsningen behøver ikke være enten-eller. Du kan bruge et gratis program til det daglige og Word i browseren til de få dokumenter, hvor det skal være præcist. Browserudgaven er gratis — vi gennemgår det i vores artikel om gratis Microsoft Office.
Sådan kommer du i gang
1. Installér LibreOffice, med mindre du har grund til andet.
2. Åbn et par af dine egne dokumenter — helst nogle med lidt formatering — og se, hvordan de ser ud. Det er den bedste test der findes, og den tager fem minutter.
3. Sæt standardformatet til DOCX, hvis du ofte deler filer.
4. Behold Word et stykke tid, hvis du har det. Der er ingen grund til at afinstallere noget, mens du finder ud af, om skiftet holder.
5. Kig på skrifttyperne i de skabeloner, du bruger jævnligt.
En detaljeret sammenligning af programmerne står i vores gennemgang af gratis skriveprogrammer til Windows.
Kilder
Alle faktuelle oplysninger i artiklen er kontrolleret mod nedenstående kilder.
- AbiWord — om at udviklingen af Windows-udgaven er ophørt – Wikipedia
- Apache OpenOffice — udgivelseshistorik og udviklingsstatus – Wikipedia
- LibreOffice — om udviklingsaktiviteten sammenlignet med OpenOffice – Wikipedia
- ONLYOFFICE — aktuel udgivelse og platformunderstøttelse – Wikipedia
- Apache OpenOffice — oplysninger om udgåede versioner – OpenOffice.org
Ofte stillede spørgsmål
Kan modtageren åbne mine dokumenter?
Ja, hvis du gemmer som DOCX. Alle programmerne kan det — de foreslår bare deres eget format som standard, så du skal vælge aktivt. Skal modtageren kun læse dokumentet, er PDF endnu sikrere.
Ser dokumentet ens ud hos modtageren?
Almindelige dokumenter, ja. Den hyppigste årsag til, at noget ser forkert ud, er ikke programmet, men skrifttyper — modtageren har ikke den, du brugte, og deres program sætter en anden ind.
Hvilket program skal jeg vælge?
LibreOffice Writer for de fleste. ONLYOFFICE, hvis du udveksler mange filer med Word-brugere og vil have formateringen så tæt på som muligt.
Er AbiWord et godt valg til en gammel computer?
Ikke på Windows. Udviklingen af Windows-udgaven er indstillet af mangel på vedligeholdere, og de nyeste versioner gælder andre styresystemer.
Hvad med Apache OpenOffice?
Det virker stadig og får vedligeholdelsesudgivelser, men den seneste egentlige funktionsudgivelse er fra 2014, og projektet har haft svært ved at levere sikkerhedsrettelser rettidigt. LibreOffice er den samme idé, videreført af et større hold.
Kan jeg køre mine Word-makroer?
Nej. Makroer skrevet til Word virker ikke i de andre programmer. Er du afhængig af dem, skal enten dokumentet blive i Word, eller automatikken laves om.
Skal jeg afinstallere Word?
Ikke med det samme. Lad det stå, mens du finder ud af, om skiftet fungerer for dig. Der er ingen konflikt mellem programmerne.
Hvad gør jeg med dokumenter, der skal være helt præcise?
Send dem som PDF, hvis de kun skal læses. Skal de redigeres af en Word-bruger, og betyder layoutet meget, kan du bruge Word i browseren til netop de dokumenter — den er gratis.