Microsoft Teams samler chat, videomøder og fildeling i ét program. Det bruges af de fleste danske arbejdspladser og af mange skoler.
To ting er værd at vide, inden man går videre: hvilken Teams man har, og hvor privat den er.
Der findes to slags Teams — og de forveksles hele tiden
Det er den mest almindelige grund til, at folk ikke kan komme ind i et møde.
| Teams med en privat konto | Til familie, venner og egne projekterOprettes gratis med en almindelig Microsoft-konto |
|---|---|
| Teams med en arbejds- eller skolekonto | Styret af organisationenDin it-afdeling bestemmer, hvad du kan, og hvem du kan tale med |
| De ser ikke hinanden ordentligt | Det er derfor, du ikke kan komme ind i mødetFår du en invitation fra arbejdet, men er logget ind privat, går det skævt. Skift konto i appen, eller åbn linket i browseren |
| Gratisversionen har grænser | På mødelængde, deltagerantal og lagerpladsTjek de aktuelle tal — de ændrer sig. Et langt møde på gratisversionen bliver afbrudt |
| Og hjælper det ikke | Åbn mødelinket i et privat browservindueSå deltager du som gæst uden at logge ind. Det virker næsten altid |
Skal du bare med til et møde, som andre har inviteret dig til, behøver du hverken konto eller app. Klik på linket og vælg at fortsætte i browseren.
Der findes to slags Teams
Teams med en privat konto er til familie, venner og egne projekter. Den oprettes gratis.
Teams med en arbejds- eller skolekonto er styret af organisationen. Din it-afdeling bestemmer, hvad du kan.
De ser ikke hinanden ordentligt, og det er den mest almindelige grund til, at folk ikke kan komme ind i et møde. Får du en invitation fra arbejdet, men er logget ind privat, går det skævt.
Gratisversionen har grænser på mødelængde, deltagerantal og lagerplads. Tjek de aktuelle tal — et langt møde bliver afbrudt.
Og hjælper det ikke: åbn mødelinket i et privat browservindue. Så deltager du som gæst uden at logge ind, og det virker næsten altid.
Sådan kommer du med til et møde
Skal du bare med til et møde, andre har inviteret dig til, behøver du intet.
Klik på linket i invitationen.
Vælg at fortsætte i browseren, hvis du ikke har appen eller ikke er sikker på, hvilken konto du er logget ind med.
Tjek kamera og mikrofon i ventelokalet, inden du går ind. Der er en forhåndsvisning.
Og mød op to minutter før, hvis det er første gang. Browseren beder om tilladelse til kamera og mikrofon, og det tager et øjeblik.
Dine Teams-beskeder er ikke private over for din arbejdsplads
Krypteret betyder ikke utilgængeligt. Det er en vigtig forskel, og den overrasker mange.
Kryptering beskytter mod udenforstående
Beskeder og møder er krypteret undervejs og ved lagring. Men nøglerne ligger hos udbyderen — ikke hos dig.
Din arbejdsgiver kan søge i indholdet
Organisationer har værktøjer til at søge i chat, filer og mødeoptagelser. Det bruges ved personalesager, revision og retssager, og det er helt normalt i danske virksomheder.
Også private beskeder til en kollega
En én-til-én-samtale i arbejdets Teams er ikke privat. Den ligger i organisationens data.
Ægte ende-til-ende-kryptering er ikke standard
Den findes kun til enkelte opkaldstyper og skal slås til aktivt af it-afdelingen. Almindelige møder og chatter har den ikke.
Så brug det som en arbejdsmail
Skriv ikke noget, du ikke ville skrive i en mail fra arbejdet. Er noget privat, hører det et andet sted.
Det er ikke kritik af platformen — det er sådan, den er bygget, og det er en forudsætning for at overholde regler om dokumentation. Men det bør man vide.
Om fortrolighed
Kryptering beskytter mod udenforstående. Men nøglerne ligger hos udbyderen, ikke hos dig.
Din arbejdsgiver kan søge i indholdet — chat, filer og mødeoptagelser. Det bruges ved personalesager, revision og retssager.
Også private beskeder til en kollega. En én-til-én-samtale i arbejdets Teams er ikke privat.
Ægte ende-til-ende-kryptering er ikke standard og skal slås til aktivt af it-afdelingen.
Så brug det som en arbejdsmail. Skriv ikke noget, du ikke ville skrive i en mail fra arbejdet.
Det er ikke kritik af platformen — det er en forudsætning for at kunne overholde regler om dokumentation. Men det bør man vide.
Om at optage møder
Optagelse er en knap, men det er ikke bare en knap.
Alle deltagere får en besked, når optagelsen starter. Det er indbygget.
Men det er ikke det samme som samtykke. Bliver personoplysninger drøftet, og gemmes optagelsen, er der regler at overholde — særligt hvis eksterne deltagere er med.
Sig det højt, inden du trykker, og sig hvad optagelsen skal bruges til og hvor længe den gemmes.
Og tjek jeres egne retningslinjer. De fleste danske arbejdspladser har taget stilling til det.
Det, Teams er godt til
Møder med skærmdeling. Det er kerneopgaven, og den løses godt.
At holde en samtale samlet. Kanaler betyder, at man kan finde en beslutning fra tre måneder siden — det kan man ikke i en mailtråd.
Filer, flere arbejder i samtidig, gennem koblingen til Office-programmerne.
Og kalenderen, som hænger sammen med Outlook.
Historikken er søgbar, og det er reelt den største fordel over mail.
Det, Teams er dårligt til
Værd at nævne, fordi ingen ellers gør det.
Det er tungt. Programmet bruger mærkbart mange ressourcer, særligt på ældre maskiner. Browserudgaven er lettere.
Notifikationer bliver overvældende. Standardindstillingerne giver besked om alt. Det er værd at bruge et kvarter på at slå det meste fra.
Kanaler vokser vildt. Uden nogen, der rydder op, ender en arbejdsplads med hundrede kanaler, hvor ingen ved hvad der hører hvor.
Og det opfordrer til at svare hele tiden. Den grønne prik og “senest set” gør, at folk føler sig forpligtede. Det er et arbejdsmiljøspørgsmål frem for et teknisk, men det er reelt.
Sæt din status til fokus, når du skal have arbejdet noget igennem. Det er den mest oversete funktion i programmet.
Til små virksomheder
Det er en billig måde at samle kommunikation, hvis I allerede betaler for Office-programmerne.
Mobilappen er brugbar i marken — noter, billeder og korte beskeder fra en byggeplads eller en kundeadresse.
Og eksterne kan inviteres til møder uden at have Teams selv.
Men overvej, om I har brug for det. Er I fire personer, der taler sammen dagligt, kan en simpel chatløsning og en delt mappe være nok. Teams giver struktur — og struktur koster tid at holde.
Kilder
Grænser i gratisversionen og priser ændrer sig løbende. Tjek Microsofts egne sider for de aktuelle tal.
- Microsofts sammenligning af Teams-udgaver og aktuelle grænser – Microsoft
- Microsoft om sikkerhed og kryptering i Teams – Microsoft Learn
- Microsoft om ende-til-ende-kryptering, og hvad den dækker – Microsoft Learn
- Microsoft om organisationers søgning i Teams-indhold – Microsoft Learn
- Datatilsynets vejledninger om overvågning på arbejdspladsen og mødeoptagelser – Datatilsynet
Ofte stillede spørgsmål
Er Teams gratis?
Der findes en gratis version med grænser på mødelængde, deltagerantal og lagerplads. Tjek de aktuelle tal hos Microsoft.
Hvorfor kan jeg ikke komme ind i mødet?
Sandsynligvis fordi du er logget ind med en privat konto på en invitation fra en organisation. Åbn linket i et privat browservindue i stedet.
Skal jeg installere appen for at deltage i et møde?
Nej. Browseren virker, og du kan deltage som gæst uden konto.
Kan min chef læse mine Teams-beskeder?
Ja. Organisationen har værktøjer til at søge i chat, filer og optagelser. Det gælder også private beskeder til en kollega.
Er Teams ende-til-ende-krypteret?
Ikke som standard. Det findes til enkelte opkaldstyper og skal slås til aktivt.
Må jeg optage et møde?
Alle får besked, når du starter. Men drøftes personoplysninger, er der regler — tjek jeres retningslinjer og sig det højt først.
Hvorfor kører Teams så tungt?
Programmet er ressourcekrævende. Browserudgaven er lettere på en ældre maskine.
Hvordan får jeg fred for notifikationer?
Sæt din status til fokus, og gennemgå notifikationsindstillingerne. Standardopsætningen giver besked om alt.