Outlook samler mail, kalender, kontakter og opgaver i ét program. Det er det mest brugte på danske arbejdspladser.
To ting er værd at få styr på: hvilken udgave du har, og hvad du ikke bør sende med den.
Der findes to Outlook til Windows
Microsoft er ved at skifte folk over til den nye. Det er værd at vide, hvilken du har — de opfører sig forskelligt.
| Den klassiske | Det gamle program fra Office-pakkenKan arbejde offline med lokale mailfiler, har flest regler og understøtter gamle tilføjelsesprogrammer |
|---|---|
| Den nye | Bygget på webudgavenLettere og hurtigere at starte, men mangler stadig funktioner, den klassiske har |
| Der er en kontakt øverst til højre | “Prøv den nye Outlook”Slår du den til, kan du slå den fra igen. Prøv den, inden du beslutter dig |
| Vigtigt hvis du tilføjer en Gmail-konto | Den nye Outlook henter din mail gennem Microsofts servereDet betyder, at Microsoft behandler indholdet af din Gmail. Det gør den klassiske ikke på samme måde |
| Arbejder du meget offline | Bliv på den klassiskeDen nye kræver forbindelse til mere, end man regner med |
Har du en arbejdscomputer, bestemmer it-afdelingen som regel hvilken du får. Er du i tvivl, så spørg dem, inden du skifter noget.
Der findes to Outlook
Den klassiske er det gamle program fra Office-pakken. Den kan arbejde offline med lokale mailfiler, har flest regler og understøtter gamle tilføjelsesprogrammer.
Den nye er bygget på webudgaven. Den er lettere og hurtigere at starte, men mangler stadig funktioner.
Der er en kontakt øverst til højre — “Prøv den nye Outlook”. Slår du den til, kan du slå den fra igen.
Vigtigt, hvis du tilføjer en Gmail-konto: den nye Outlook henter mailen gennem Microsofts servere. Det gør den klassiske ikke på samme måde.
Arbejder du meget offline, bliv på den klassiske.
Har du en arbejdscomputer, bestemmer it-afdelingen som regel hvilken du får.
E-mail er ikke fortroligt — heller ikke i Outlook
Almindelig mail er ikke ende-til-ende-krypteret. Det er værd at vide, inden man sender noget følsomt.
Krypteringen sker mellem serverne
Din mail sendes krypteret undervejs, men udbyderen kan læse indholdet. Det er ikke det samme som, at kun du og modtageren kan.
Og det virker kun, hvis modtagerens server også kan
Understøtter den ikke kryptering, sendes mailen i klartekst. Det kan du ikke se og ikke styre.
Send aldrig cpr-numre eller kontooplysninger i en mail
Skal du sende noget følsomt til en myndighed, brug Digital Post. Til en virksomhed: spørg, om de har en sikker portal.
Der findes rigtig kryptering — men den er tilvalg
Enten med certifikater eller gennem erhvervsabonnementer med beskyttede beskeder. Ingen af dem er slået til som standard, og de kræver, at modtageren spiller med.
Bruger du arbejdets Outlook, kan arbejdspladsen læse den
Organisationer kan søge i mail ved personalesager, revision og retssager. Det er normalt og lovligt — men det bør man vide.
Tumlereglen: behandl en mail som et postkort, ikke som et brev i en kuvert. Skal det være fortroligt, hører det et andet sted.
Om kryptering og fortrolighed
Krypteringen sker mellem serverne. Udbyderen kan læse indholdet — det er ikke det samme som, at kun du og modtageren kan.
Og den virker kun, hvis modtagerens server også kan. Ellers sendes mailen i klartekst.
Send aldrig cpr-numre eller kontooplysninger i en mail. Skal du sende noget følsomt til en myndighed, brug Digital Post.
Der findes rigtig kryptering, men den er tilvalg og kræver, at modtageren spiller med.
Bruger du arbejdets Outlook, kan arbejdspladsen læse den. Samme forhold som i Teams.
Behandl en mail som et postkort, ikke som et brev i en kuvert.
Om at tilbagekalde en mail
Værd at rydde op i, fordi myten er udbredt.
Funktionen findes, men den virker næsten aldrig.
Den kræver, at modtageren er i samme organisation som dig. Sender du til en Gmail-adresse eller en anden virksomhed, sker der ingenting.
Og den kræver, at mailen ikke er læst endnu. Er den åbnet, får modtageren blot en besked om, at du forsøgte at trække den tilbage — hvilket ofte er værre.
Den mere brugbare funktion er forsinket afsendelse. Sæt en regel, der holder al udgående mail tilbage i to minutter. Så har du et vindue til at fortryde, og det virker over for alle modtagere.
Det er den bedste enkeltindstilling i Outlook, og de færreste kender den.
Fem indstillinger, der er værd at rette
Slå fokuseret indbakke fra, hvis du undrer dig over manglende mails. Den flytter beskeder til “Andet”, og folk overser dem i månedsvis.
Sæt forsinket afsendelse op — se ovenfor.
Slå notifikationer for alt andet end nævnelser fra. Standardopsætningen giver besked om hver enkelt mail.
Lav to eller tre regler, ikke tredive. Nyhedsbreve i en mappe og kvitteringer i en anden dækker det meste. Flere end det, og du kan ikke længere finde noget.
Og brug søgning frem for mapper. Outlooks søgning er god nok til, at et arkiv i to mapper slår tyve nøje sorterede.
Kalenderen
Det er reelt Outlooks stærkeste del, og den nævnes sjældent.
Du kan se andres ledige tider, hvis I er i samme organisation. Det sparer den mailrunde, der ellers går forud for et møde.
Foreslå tider frem for at spørge. Send to konkrete forslag i stedet for “hvornår kan du?”.
Sæt automatisk Teams-møde til, hvis I holder møder online. Det gøres én gang i indstillingerne.
Og bloker tid til det, du skal have lavet. En kalender, der kun indeholder møder, bliver fyldt med møder.
Vedhæftede filer
Der er en grænse på omkring 20-25 megabyte afhængigt af opsætningen. Større filer afvises.
Send et link i stedet. Outlook tilbyder det automatisk, hvis filen ligger i OneDrive — og modtageren får altid den nyeste version.
Tjek rettighederne på linket, inden du sender. Standardindstillingen er ofte redigering.
Og åbn ikke vedhæftede filer, du ikke ventede. Det er stadig den mest almindelige vej ind for skadelig software — også når afsenderen ser bekendt ud.
Platforme
Windows, Mac, iOS, Android og i browseren.
Mac-udgaven er blevet god, og den er optimeret til Apples egne processorer.
Mobilappen er stærk til kalenderen, mindre god til at skrive lange mails.
Og browserudgaven er den letteste, hvis maskinen er langsom eller du sidder ved en fremmed computer. Husk at logge ud.
Om abonnement
Der findes en gratis udgave på Outlook.com.
De fleste funktioner i skrivebordsprogrammet kræver et Microsoft 365-abonnement, som findes til enkeltpersoner, familier og virksomheder.
Tjek de aktuelle priser hos Microsoft. De er blevet justeret inden for det seneste år, og de varierer mellem lande — derfor står der ingen tal her.
Har du et abonnement gennem arbejdet eller studiet, er der ofte adgang til privat brug også. Det er værd at spørge om, inden du betaler selv.
Kilder
Priser og funktioner ændrer sig løbende, og de to Outlook-udgaver udvikler sig hver for sig. Tjek Microsofts egne sider.
- Microsoft om den nye Outlook til Windows og forskellene fra den klassiske – Microsoft Support
- Microsofts aktuelle abonnementer og priser – Microsoft
- Microsoft om hvad kryptering af mail i Outlook dækker – Microsoft Support
- Microsoft om tilbagekaldelse af sendt mail og dens begrænsninger – Microsoft Support
- Digital Post — den sikre kanal til myndigheder – borger.dk
Ofte stillede spørgsmål
Hvilken Outlook har jeg?
Se efter kontakten “Prøv den nye Outlook” øverst til højre. Er den slået til, har du den nye.
Er min mail krypteret?
Mellem serverne, ja. Men ikke ende-til-ende — udbyderen kan læse indholdet, og hvis modtagerens server ikke understøtter kryptering, sendes den i klartekst.
Kan jeg trække en sendt mail tilbage?
Kun inden for samme organisation, og kun hvis den ikke er læst. Brug forsinket afsendelse i stedet.
Hvorfor mangler jeg en mail, jeg ved er sendt?
Sandsynligvis fokuseret indbakke. Tjek fanen “Andet”, og overvej at slå funktionen fra.
Kan jeg samle Gmail og arbejdsmail?
Ja. Men bemærk, at den nye Outlook henter tredjepartskonti gennem Microsofts servere.
Hvor stor må en vedhæftet fil være?
Typisk 20-25 MB. Send et OneDrive-link ved større filer.
Er Outlook gratis?
Der er en gratis webudgave. Skrivebordsprogrammets fulde funktioner kræver abonnement.
Hvad er den bedste indstilling at ændre?
Forsinket afsendelse. Det giver dig et par minutter til at fortryde, over for alle modtagere.